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Codice Etico

CODICE ETICO

Versione ottobre 2016

INDICE

CAPITOLO I - INTRODUZIONE

Articolo 1: LA SOCIETÀ
- Articolo 2: IL CODICE ETICO

- Articolo 3: FINALITÀ DEL CODICE ETICO
- Articolo 4: DESTINATARI E AMBITI DI APPLICAZIONE
- Articolo 5: COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE

CAPITOLO II – PRINCIPI ETICI

- Articolo 6: VALORI FONDAMENTALI
- Articolo 7: INTEGRITÀ, ONESTÀ, CORRETTEZZA E LEALTÀ

- Articolo 8: EQUITÀ, OBIETTIVITÀ E TUTELA DELLA PERSONA
- Articolo 9: TRASPARENZA E RISERVATEZZA A TUTELA DELLE INFORMAZIONI
- Articolo 10: RESPONSABILITÀ
- Articolo 11: SANA E PRUDENTE GESTIONE
- Articolo 12: CONFLITTO DI INTERESSI
- Articolo 13: TUTELA DEI BENI E DELLE RISORSE AZIENDALI

CAPITOLO III – PRINCIPI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I “PORTATORI DI INTERESSE”

- Articolo 14: RAPPORTI CON I CLIENTI
- Articolo 15: RAPPORTI CON I FORNITORI ED I CONSULENTI
- Articolo 16: RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E LE ISTITUZIONI
- Articolo 17: COMUNICAZIONE E RAPPORTI CON I MEZZI DI INFORMAZIONE
- Articolo 18: CONTABILITÀ E ATTIVITÀ DI REVISIONE
- Articolo 19: TUTELA E VALORIZZAZIONE DELLE RISORSE UMANE

CAPITOLO IV – NORME DI ATTUAZIONE

- Articolo 20: CONTROLLO
- Articolo 21: SEGNALAZIONI
- Articolo 22: SANZIONI

 

CAPITOLO I

INTRODUZIONE

Articolo 1: LA SOCIETÀ

Italfiduciaria Srl (di seguito la Società) è una società Fiduciaria autorizzata all’esercizio dell’attività di Amministrazione, anche mediante intestazione, dei beni, mobili ed immobili, per conto di terzi e di tutte le funzioni che costituiscono attività propria di società Fiduciaria (così come contemplate dalla legge 23 1939 n. 1966, dell’art 3 – bis, della legge 13 aprile 1987 n. 148 e dalle successive modificazioni), nonché autorizzata a svolgere attività di Organizzazione e Revisione contabile per aziende (di cui all’art 28, comma 4, del decreto legislativo 27 gennaio 1992 n. 88) assistendo, società quotate o aventi titoli diffusi, nell’espletamento degli adempimenti di carattere societario e nell’implementazione dei processi aziendali.

La Società si propone di creare relazioni durature con  i propri clienti, basate su una elevata qualità e professionalità dei servizi, fiducia reciproca, competenza e trasparenza del rapporto, garantendo in particolare il rispetto degli impegni di riservatezza insiti nell’attività fiduciaria ed assunti nei confronti dei propri clienti.

La Società si prefigge di raggiungere i propri obiettivi mantenendo e sviluppando il rapporto di fiducia e professionalità con i propri collaboratori, con la clientela e con le istituzioni, consapevole dell’importanza di questi fattori per la fedeltà dei Clienti, il clima aziendale e l’attrazione delle migliori risorse umane.

Articolo 2: IL CODICE ETICO

La Società adotta il presente Codice Etico (di seguito “Codice”) al fine di definire l’insieme dei valori che rappresentano i principi ai quali dipendenti e collaboratori della società si ispirano in termini di “stile” e “comportamento”. Il codice etico, voluto ed approvato dal Consiglio di Amministrazione della Società, esprime la convinzione che l’etica nella conduzione degli affari è condizione essenziale per il successo dell’impresa. Il codice sarà soggetto a costante aggiornamento e revisione in relazione ai contributi ricevuti anche da parte di dipendenti o di terzi, alle evoluzioni normative e alle più affermate prassi operative, nonché dell’esperienza acquisita nell’applicazione del Codice stesso. Il Codice costituisce presupposto e riferimento del Modello Organizzativo adottato dalla Società, secondo quanto previsto dal decreto legislativo n. 231/2001 (di seguito definito “Modello”).

Articolo 3: FINALITÀ DEL CODICE ETICO

Il Codice della Società:

- enuncia l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità della Società rispetto a tutti i soggetti con i quali entra in relazione per il conseguimento dei proprio oggetto sociale (clienti, fornitori, dipendenti e/o collaboratori, azionisti e soci, organi di vigilanza, istituzioni); è pertanto una direttiva le cui regole di condotta devono essere tenute presenti nella quotidianità del lavoro e che presuppone, in primis, il rispetto delle leggi e dei regolamenti, anche interni alla Società, vigenti;

- si propone di fissare “standards” etici di riferimento e norme comportamentali a cui orientare i processi decisionali aziendali e la condotta della Società;

- richiede al management ed a tutti i soggetti cui si rivolge comportamenti coerenti, cioè azioni che non risultino, anche solo nello spirito, dissonanti rispetto ai principi etici aziendali.

Articolo 4: DESTINATARI E AMBITI DI APPLICAZIONE

Sono tenuti al rispetto dei principi e dei valori enunciati nel presente Codice gli Amministratori, i Sindaci, i Dipendenti e i Collaboratori a qualunque titolo della Società (di seguito definiti congiuntamente “Destinatari”).

La Società si adopera per far sì che i Principi Etici, di seguito riportati, siano condivisi da Fornitori, Consulenti e da qualsiasi altro soggetto intrattenga rapporti con la medesima, prevedendo nella formalizzazione dei rapporti contrattuali, di appalto, di consulenza e di servizio l’inserimento di apposite clausole che pongano il rispetto del presente Codice tra gli adempimenti essenziali per lo svolgimento del rapporto.

Al fine di promuovere la conoscenza del Codice da parte dei Destinatari e degli altri soggetti tenuti al rispetto dello stesso, la Società si adopera per predisporre gli strumenti idonei alla sua diffusione.

Articolo 5: COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE

Il Codice ed i suoi aggiornamenti sono portati a conoscenza di tutti i Destinatari (interni ed esterni) mediante adeguata attività di comunicazione e diffusione, affinché vengano conosciuti ed applicati i valori ed i principi in esso contenuti e si eviti che l’iniziativa individuale possa generare comportamenti non coerenti con il profilo reputazionale che la Società persegue.

Una copia cartacea del Codice viene consegnata a ciascun consigliere, dipendente o collaboratore all’atto, rispettivamente, della nomina, dell’assunzione o dell’avvio del rapporto.

Per favorire la sua piena applicazione, il Codice è oggetto di specifiche campagne di divulgazione anche a mezzo stampa e posta o nei modi ritenuti di volta in volta più opportuni.

CAPITOLO II

PRINCIPI ETICI

Il perseguimento degli obiettivi aziendali e, in generale, la conduzione degli affari e delle attività della Società, devono avvenire nel rispetto dei principi e valori di seguito enunciati.

Articolo 6: VALORI FONDAMENTALI

Le azioni, le operazioni, le transazioni, ed in generale tutti  i comportamenti tenuti dai Destinatari del Codice nell’esercizio delle funzioni di propria competenza e responsabilità, devono essere improntati alla massima integrità, onestà, correttezza, lealtà, trasparenza, equità, obiettività, nonché al rispetto della persona e alla responsabilità nell’uso oculato dei beni e delle risorse aziendali, ambientali e sociali.

Tali valori e comportamenti si traducono in azioni concrete.

Ognuno, nell’ambito delle responsabilità connesse al ruolo ricoperto, deve fornire il massimo livello di professionalità di cui dispone per soddisfare in modo appropriato i bisogni della “clientela” (inteso, in senso lato, ad includere le controparti negoziali della società) e degli utenti interni.

È necessario che ciascuno svolga con impegno le attività assegnate, contribuendo in maniera concreta al raggiungimento degli obiettivi aziendali ed al rispetto dei valori enunciati.

Lo sviluppo dello spirito di appartenenza alla Società ed il miglioramento dell’immagine aziendale rappresentano obiettivi comuni, che indirizzano costantemente i comportamenti di ciascuno.

Articolo 7: INTEGRITÀ, ONESTÀ, CORRETTEZZA E LEALTÀ

Il rispetto dei valori di integrità, onestà, correttezza e lealtà comporta tra l’altro che la Società sia impegnata:

- a promuovere e a richiedere il rispetto della normativa interna e/o di tutte le leggi da parte del personale, collaboratori, clienti, fornitori e qualsiasi altro soggetto terzo con cui abbia un rapporto giuridico;

- al rispetto rigoroso della vigente normativa antiriciclaggio, impegnandosi comunque a rifiutare di porre in essere qualsivoglia operazione sospetta sotto il profilo della correttezza e trasparenza;

- a promuovere a tutti i livelli pratiche volte all’impedimento di fenomeni corruttivi;

- ad assicurare e promuovere al proprio interno l’osservanza di tutte le regole organizzative e le normative interne del Modello di Organizzazione e Gestione, elaborato ai fini della prevenzione della commissione di reati ex D. Lgs. 231/01;

- a registrare ciascuna operazione e transazione solo qualora supportata da idonea documentazione, al fine di poter procedere in ogni momento all’effettuazione di controlli che ne attestino le caratteristiche e le motivazioni ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa; di conseguenza dipendenti e/o collaboratori, debbono effettuare qualsiasi registrazione contabile in modo accurato, tempestivo e completo, rispettando scrupolosamente la normativa civilistica e fiscale nonché le procedure in materia di contabilità. Ogni scrittura deve riflettere esattamente i dati contenuti nella documentazione di supporto, da conservare con cura per l’eventuale assoggettabilità a verifica. L’attendibilità dei fatti di gestione e la registrazione corretta e tempestiva, consentendo di ricostruire a posteriori la complessiva situazione aziendale, rappresentano uno degli obiettivi sempre perseguiti dalla Società.

Articolo 8: EQUITÀ, OBIETTIVITÀ E TUTELA DELLA PERSONA

La Società evita qualsiasi tipo di abuso ed assicura il rispetto di tutti i soggetti nei processi aziendali, nel rispetto dell’integrità psico – fisica e della dignità morale della persona. A tal fine, la Società tutela e promuove il valore delle risorse umane, favorendo la crescita professionale di ciascuno, evitando discriminazioni e garantendo pari opportunità.

In particolare, nel rispetto dei valori di equità e obiettività comportano che la Società si impegni:

- ad evitare ogni forma di discriminazione, in particolare quella basata su razza, nazionalità, sesso, età, disabilità fisiche, orientamenti sessuali, opinioni politiche o sindacali, indirizzi filosofici o convinzioni religiose;

- ad ascoltare le richieste di colleghi, clienti e fornitori senza alcun preconcetto o comportamento volto esclusivamente alla difesa della propria posizione ed operato;

- a promuovere la libertà di dissentire, superando condizionamenti di ordine gerarchico e burocratico;

- a mostrare sensibilità e rispetto nei confronti degli altri, astenendosi da qualsiasi comportamento che possa essere considerato offensivo.

Articolo 9: TRASPARENZA E RISERVATEZZA A TUTELA DELLE INFORMAZIONI

Il rispetto del principio di trasparenza e riservatezza comporta che la Società sia impegnata:

- a diffondere informazioni veritiere, complete, trasparenti e comprensibili, in modo da permettere ai destinatari di assumere decisioni consapevoli, in merito alle relazioni da intrattenere con la Società stessa o che vedono la stessa coinvolta;

- ad aggiornare, divulgare e far rispettare la normativa emanata dalla Società in merito alla gestione e al trattamento delle informazioni riservate e di quelle privilegiate, alla cui osservanza richiama i destinatari;

- a considerare la riservatezza quale cardine dell’esercizio dell’attività Societaria, fondamentale per la reputazione della Società e la fiducia che in quest’ultima ripone la clientela. A tale principio i dipendenti e/o collaboratori della Società sono tenuti ad attenersi rigorosamente, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro o di collaborazione, comunque intervenuto. È pertanto espressamente vietato comunicare, diffondere o fare uso improprio di dati, informazioni o notizie riservate riguardanti la clientela o soggetti terzi in genere, coi quali la Società intrattiene, o è in procinto di intrattenere, relazioni d’affari. I dati personali possono essere resi noti solo nei riguardi di coloro i quali abbiano l’effettiva necessità di conoscerli per l’esercizio delle loro specifiche funzioni. Ogni soggetto che intrattiene rapporti con la Società deve evitare l’indebita comunicazione o diffusione di tali dati e/o informazioni.

Pertanto è fatto divieto:

- nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste dalla legge, dirette ai soci o al pubblico, esporre fatti materiali non rispondenti al vero ancorché oggetto di valutazioni ovvero omettere informazioni la cui comunicazione è imposta dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale, o finanziaria della Società (anche se le informazioni riguardino beni posseduti od amministrati dalla Società per conto di terzi), in modo idoneo ad indurre in errore i destinatari sulla predetta situazione, cagionando eventualmente un danno patrimoniale ai soci o ai creditori, con l’intenzione di ingannare i soci o il pubblico e al fine di conseguire per sé o per altri ingiusto profitto;

- nelle relazioni o in altre comunicazioni, con la consapevolezza della falsità e l’intenzione di ingannare i destinatari delle comunicazioni, attestare il falso o occultare informazioni concernenti la situazione economica, patrimoniale o finanziaria della Società, in modo idoneo ad indurre in errore i destinatati delle comunicazioni sulla predetta situazione, al fine di conseguire per sé o per altri un ingiusto profitto;

- occultare documenti o con altri idonei artifici, impedire o comunque ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo o di revisione legalmente attribuite ai soci e/o ad altri organi sociali;

- ripartire utili o acconti su utili non effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva, ovvero ripartire riserve, anche non costituite con utili, che non possono per legge essere attribuite;

- fuori dei casi consentiti dalla legge, acquistare o sottoscrivere azioni o quote sociali, cagionando una lesione del fondo di dotazione o delle riserve non distribuibili per legge;

- in violazione delle disposizioni di legge a tutela dei creditori, effettuare riduzioni del capitale sociale, cagionando danno ai creditori;

- neanche in parte formare od aumentare fittiziamente il capitale della Società, ripartendo i beni sociali tra i soci prima del pagamento dei creditori sociali o dell’accantonamento delle somme necessarie a soddisfarli, così da cagionare danno ai creditori;

- con atti simulati o fraudolenti, determinare la maggioranza in assemblea, allo scopo di procurare a sé o ad altri un ingiusto profitto.

I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni, trascuratezze della contabilità o della documentazione su cui le registrazioni contabili si fondano, sono tenuti a riferire i fatti all’Amministratore Unico o al Consiglio di Amministrazione.

Articolo 10: RESPONSABILITÀ

Il rispetto del valore della responsabilità comporta che le attività della Società siano svolte:

- ispirandosi ai principi di sana e prudente gestione, allo scopo di essere una Società solida, affidabile, trasparente, aperta alle innovazioni, interprete dei bisogni sempre nuovi dei clienti, attenta alle esigenze degli azionisti e dei soci, interessata al migliore sviluppo ed utilizzo delle risorse umane ed alla più efficiente organizzazione aziendale;

- perseguendo gli interessi aziendali nel rispetto di leggi e regolamenti e, con comportamenti corretti e leali, riconoscendo alla concorrenza uno stimolo positivo al costante miglioramento della qualità dei prodotti e servizi offerti alla clientela, improntando i propri comportamenti di natura commerciale ai principi di lealtà e correttezza;

- tutelando la reputazione ed il patrimonio aziendale;

- ricercando la compatibilità tra iniziativa economica ed esigenze ambientali, non solo nel rispetto della normativa vigente, ma anche tenendo conto delle migliori esperienze in materia;

- sostenendo la crescita sociale ed economica dei territori dove la Società è radicata anche con iniziative di natura culturale, sportiva e di sostegno alle categorie disagiate.

Articolo 11: SANA E PRUDENTE GESTIONE

Ogni operazione e transazione economica della Società deve essere legittima e coerente, nonché correttamente verificata, autorizzata e registrata, con particolare – ma non esclusivo – riferimento alle procedure previste dalla vigente normativa di prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo.

La Società promuove e favorisce l’adozione di tutti quegli strumenti necessari per assicurare che le azioni e le operazioni condotte nell’interesse della Società abbiano adeguata e coerente registrazione, al fine di rendere possibile la verifica del processo di decisione, svolgimento e autorizzazione.

La gestione e conduzione dell’operatività deve avvenire nel rispetto dei criteri di correttezza, legalità e trasparenza dei comportamenti, secondo criteri di piena efficienza ed efficacia. La Società non ammette che si offra o riceva a/da chiunque alcuna regalia che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, ovvero essere intesa come rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile alla Società.

Articolo 12: CONFLITTO DI INTERESSI

Nella conduzione di qualsiasi attività, la Società persegue il profitto in base a decisioni indipendenti da interessi estranei all’impresa e sempre nel rispetto dei principi di sana e prudente gestione. La Società evita, inoltre, situazioni di conflitto di interesse con i Clienti o gli azionisti che possano influenzare l’indipendenza di giudizio nell’assunzione di decisioni.I Destinatari sono tenuti ad evitare qualsiasi conflitto fra i loro personali interessi e quelle della Società e/o della Clientela.Qualora un Destinatario venga a trovarsi, sia direttamente che indirettamente (in virtù degli interessi di cui siano titolari prossimi congiunti), in una situazione anche solo potenzialmente in conflitto con gli interessi della Società e/o Clientela, ne informa il proprio superiore gerarchico o referente che ne valuta caso per caso l’effettiva sussistenza e adotta gli opportuni provvedimenti.

Articolo 13: TUTELA DEI BENI E DELLE RISORSE AZIENDALI

La Società promuove la tutela e l’utilizzo oculato e diligente dei beni, delle attrezzature e delle risorse aziendali, nel rispetto dei criteri di correttezza, economicità, efficienza ed efficacia, in funzione del perseguimento del proprio oggetto sociale.

Ogni dipendente e/o Collaboratore della Società è dunque tenuto ad operare con diligenza, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte dalla Società dovendo:

- impiegare con scrupolo e parsimonia i beni e le risorse a lui affidati o da lui comunque utilizzati, evitando usi impropri che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o essere comunque in contrasto con l’interesse e i valori dell’azienda;

- astenersi dal compimento di attività e/o transazioni informatiche o telematiche contrarie a norme di legge, con particolare riferimento all’accesso abusivo a sistemi informatici o all’indebita intercettazione e diffusione di comunicazioni telematiche, al compimento di frodi informatiche e all’alterazione, distruzione o danneggiamento di sistemi, strumenti o documenti informatici.